1.8. Дошкольное образовательное учреждение обеспечивает сохранность, учет, отбор,
упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации,
образующихся в его деятельности. Обеспечивает своевременную передачу этих
документов
на
государственное
хранение.

1.9. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных
документов,
производятся
силами
и
за
счет
детского
сада.
1.10. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации
должностные лица ДОУ несут ответственность в соответствии с действующим
законодательством.
1.11. Архив детского сада работает согласно плану, утверждаемому заведующим
дошкольным образовательным учреждением и отчитывается перед ним в своей работе.
1.12. Контроль деятельности архива осуществляет заведующий ДОУ, а в его отсутствии
— исполняющий обязанности заведующего.
2. Состав документов архива детского сада
2.1. В архив ДОУ поступают:







законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения,
образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы
временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической
деятельности, документы по кадрам и воспитанникам;
документы постоянного хранения и по личному составу организацийпредшественников (при их наличии);
личные фонды ведущих работников детского сада (при их наличии);
служебные и ведомственные издания;
справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива
детского сада.

2.2. Сроки хранения документов в архиве дошкольного образовательного учреждения
определяются согласно срокам, указанным в утвержденной номенклатуре дел.
3. Задачи архива ДОУ
3.1. Основными задачами архива являются:







организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2
настоящего Положения;
комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности
учреждения, осуществляющего образовательную деятельность;
учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата;
использование документов, находящихся на хранении в архиве ДОУ;
подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской
Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив;
методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в
делопроизводстве детского сада и своевременной передачей их в архив
дошкольного образовательного учреждения.

4. Функции архива
В соответствии с возложенными задачами архив осуществляет следующие функции:
4.1. Организует прием документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков
хранения, в том числе по кадрам и воспитанникам, образовавшихся в деятельности ДОУ,
в соответствии с утвержденным графиком.
4.2. Обеспечивает сохранность и ведет учет документов и фондов, находящихся на
хранении в архиве дошкольного образовательного учреждения.
4.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме
и составе хранящихся в архиве детского сада документов Архивного фонда Российской

Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного
учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив ДОУ,
образовавшиеся в ходе осуществления деятельности учреждения.
4.5. Разрабатывает графики представления описей на рассмотрение экспертнопроверочной комиссии и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации
на хранение в государственный (муниципальный) архив.
4.6. Осуществляет подготовку и представляет:
на рассмотрение и согласование экспертной комиссии ДОУ описи дел постоянного
хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по кадрам и
воспитанникам, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов,
не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых
повреждениях архивных документов;
 на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела
(далее - ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;
 на согласование ЭПК архивного учреждения субъекта Российской Федерации
(муниципального архива), в случае наделения его соответствующими
полномочиями, описи дел по личному составу;
 на согласование ЭПК архивного учреждения субъекта Российской Федерации
(муниципального архива), в случае наделения его соответствующими
полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях
архивных документов;
 на утверждение заведующему ДОУ описи дел постоянного хранения, описи
временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по кадрам и
воспитанникам, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не
подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых
повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или
государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным
архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.
4.7. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на
постоянное
хранение
в
государственный
(муниципальный)
архив.
4.8. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет)
сроков хранения, находящихся на хранении в архиве ДОУ в целях отбора документов для
включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления
документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
4.9. Участвует в работе экспертной комиссии дошкольного образовательного учреждения.
4.10. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на
хранении в архиве ДОУ.
4.11. Организует информирование администрации и работников ДОУ о составе и
содержании документов архива учреждения.


4.12. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
4.13. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном зале или во временное
пользование.
4.14. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные
выписки и архивные справки.
4.15. Ведет учет использования документов архива ДОУ.
4.16. Создает фонд пользования архива детского сада и организует его использование.
4.17. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива ДОУ.

4.18. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в
архиве делам и документам.
4.19. Участвует в разработке документов учреждения по вопросам архивного дела и
делопроизводства.
4.20. Оказывает методическую помощь:




службе делопроизводства ДОУ в составлении номенклатуры дел, формировании и
оформлении дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в
делопроизводстве;
структурным подразделениям и работникам ДОУ в подготовке документов к
передаче в архив детского сада.

4.21. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников
архива и службы делопроизводства дошкольного образовательного учреждения.
5. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций лицо, ответственное за архив, имеет
право:
5.1. Представлять заведующему дошкольным образовательным учреждением
предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и
использования архивных документов в архиве ДОУ.
5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в
структурных подразделениях учреждения.
5.3. Запрашивать от структурных подразделений и работников ДОУ сведения,
необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на
архив задач и функций.
5.4.дошкольного образовательного учреждения.
5.5. Информировать структурные подразделения детского сада о необходимости передачи
документов
в
архив
в
соответствии
с
утвержденным
графиком.
5.6. Принимать участие в заседаниях экспертной комиссии учреждения, а также в
экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти
субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.
6. Ответственность за функционирование архива
6.1. Назначенное приказом заведующего ДОУ лицо, ответственное за ведение архива,
несет персональную ответственность за:







выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с
действующим законодательством Российской Федерации;
организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение
приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих
нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;
рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и
кадровых ресурсов;
состояние трудовой и исполнительской дисциплины в архиве, выполнение своих
функциональных обязанностей;
соблюдение правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического
режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;





ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми
документами;
предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной
информации о деятельности архива;
готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.

6.2. Ответственные за ведение делопроизводства, подготовку и представление документов
на хранение в архив, назначаются заведующим ДОУ.
7. Комплектование архива
7.1. Подготовка документов к передаче в архив дошкольного образовательного
учреждения включает экспертизу научной и практической ценности документов,
оформление дел, составление описи.
7.2. Экспертиза ценности документов:




экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью
отбора их на хранение и установление сроков хранения. Экспертизу ценности
документов в ДОУ осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия;
экспертная комиссия назначается приказом заведующего ДОУ. В состав
экспертной комиссии включают не менее трех сотрудников, в том числе в
обязательном порядке лицо, ответственное за ведение архива детского сада.
Секретарем экспертной комиссии назначают секретаря ДОУ. Экспертная комиссия
на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел детского сада, описи дел
постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к
уничтожению.

7.3. Оформление дел:









дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку прочными нитками.
Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество
листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе
составляется заверительная надпись;
на обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие
реквизиты: полное наименование вышестоящей организации, наименование ДОУ,
номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок
хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела;
по окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел
постоянного хранения вносятся необходимые уточнения: в заголовки дел,
содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера;
если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается
корреспондент, автор, территория, другие данные. В каждом томе указывается дата
(число, месяц, год) начала и окончания данного тома. Точные даты проставляются
на обложках для быстрого поиска документов в последующем; из заверительной
надписи на обложку дела выносится количество листов в деле;
надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует
производить четко, светостойкими чернилами;
для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на
отдельном листе составляется заверительная надпись;





в заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в
деле. Заверительная надпись подписывается составителем с указанием его
должности и даты составления;
внутренняя опись составляется к делам постоянного и долговременного (свыше 10
лет) срока хранения, сформированным по разновидностям документов, заголовки
которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные,
личные дела и др.).

7.4. Описание документов постоянного срока хранения:









описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной
деятельности и на дела по личному составу;
описи составляются делопроизводителем;
опись ведется в единой валовой нумерации в течение нескольких лет;
на дела с истекшим сроком хранения составляется акт об уничтожении;
по окончании делопроизводственного года в ДОУ производится отбор документов
постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых
разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом
номинального принципа (в соответствии с номенклатурой учреждения);
описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной
деятельности и на дела по личному составу;
описи составляются секретарем.

7.5. Дела временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в
них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не
составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
8. Условия хранения документов архива
8.1. Документы архива хранятся в архивохранилище дошкольного образовательного
учреждения.
8.2. Не допускается размещение архива в подвальных и чердачных помещениях детского
сада.
8.3. Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных,
бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.
Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и
перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не
допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые
выводы воды.
8.4. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию,
обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного
режима..
8.5. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами,
а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не
допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам
тепла.
8.6.
Архивные
документы
следует
хранить
в
темноте.
8.7. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в
коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

8.8. Уровень искусственного освещения в книгохранилищах должен составлять не менее
100 люкс.
8.12. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие
параметры температурно- влажностного режима:


для хранения документов на бумажном носителе – температура 17-19°С,
относительная влажность воздуха – 50-55%.

8.13. Помещения архива дошкольного образовательного учреждения должны содержаться
в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, пыли.
9. Заключительные положения
9.1. Настоящее Положение об архиве является локальным нормативным актом,
принимается на Общем собрании работников дошкольного образовательного учреждения
и утверждается (либо вводится в действие) заведующим ДОУ.
9.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в
письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской
Федерации.
9.3. Положение об архиве ДОУ принимается на неопределенный срок. Изменения и
дополнения к Положению принимаются в порядке, предусмотренном п.9.1. настоящего
Положения.
9.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и
разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.